So kalkulieren Sie die Einnahmen und Ausgaben von Vereinsveranstaltungen sicher und effizient!
Viele Vereine nutzen Veranstaltungen, um die Vereinskasse aufzubessern. Doch Achtung: Werden die Einnahmen und Ausgaben nicht professionell geplant, kann ein so genannter Vereinsevent auch als finanzielles Desaster enden.
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Für Schulden des Vereins haftet nur der Verein – und nicht auch seine Mitglieder
Stellen Sie sich folgende Situation einmal vor: Ihr Verein ist Mitglied in einem Dachverband. Der geht pleite. Und die Gläubiger fordern plötzlich auch Geld von ihrem Verein – und sollte der die geforderte Summe nicht aufbringen können, dann eben von den Mitgliedern. Um genau so einen Fall dreht sich ein aktuelles Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH), das für alle Vereine in Deutschland von außerordentlich großer Bedeutung ist.
Ausgangspunkt ist ein Urteil des Oberlandesgerichts (OLG) Dresden aus dem Jahr 2005 (Az. 2 U 897/04). Damals hatte das gemeinnützige Kolping-Bildungswerk-Sachsen, ein eingetragener Verein mit 25 Tochter- und Enkelgesellschaften, eine sehr teure Immobilie für 20 Jahre geleast. Doch schon kurz nach Anlaufen des Leasingvertrags war der Verein nicht mehr in der Lage, die Leasingraten zu zahlen. Das Insolvenzverfahren wurde eröffnet. Daraufhin nahm der Leasinggeber, ein Immobilienfonds, sechs dem Bildungswerk direkt oder indirekt übergeordnete Vereine des Kolpingwerks wegen Ausfall der Leasingraten in Anspruch. Zum Entsetzen aller Vereinsjuristen gab das OLG dem klagenden Fonds in weiten Teilen Recht. Es betrachtete vier der insgesamt sechs beklagten Kolpingverbände als Mitglieder des Bildungswerks – und wollte diese in Haftung nehmen. Begründung: Mitglieder eines Vereins, die sich überwiegend wirtschaftlich betätigen, haften auf jeden Fall. Schließlich ist Hauptzweck eines gemeinnützigen Vereins nicht die wirtschaftliche Tätigkeit – sondern der als gemeinnützig anerkannte Satzungszweck.
Das hatte eine neue Rechtssituation geschaffen
Das Oberlandesgericht hatte damit einen neuen Tatbestand der Durchgriffshaftung formuliert. Im Klartext: Ist Ihr Verein Mitglied in einem Verband, und der betätigt sich wirtschaftlich, was schief geht, würden Sie beziehungsweise Ihr Verein als Mitglied mit seinem Vermögen haften. Dass eine solche Situation zu unkalkulierbaren Risiken führt, liegt auf der Hand. Doch zum Glück vertreten die Richter am Bundesgerichtshof eine andere Rechtsauffassung und haben nun das Urteil der Vorinstanz kassiert! Mit ihrem im Dezember 2007 veröffentlichten Urteil (Aktenzeichen II ZR 239/05) haben die Richter unmissverständlich klargestellt:
Für die Verbindlichkeiten eines eingetragenen Vereins haftet nur der Verein selbst!
Von diesem Grundsatz gibt es nur eine Ausnahme: Wenn „die rechtliche Verschiedenheit der juristischen Person und der dahinterstehenden natürlichen Personen in missbräuchlicher Weise ausgenutzt wird“. Heißt im Klartext: Wenn Sie als Vorstand die Gemeinnützigkeit des Vereins dazu nutzen, um ganz andere Geschäfte zu betreiben, die nichts mit Gemeinnützigkeit zu tun haben – und auch nichts mit dem eigentlichen Vereinszweck, in dem sich Ihr Verein wirtschaftlich betätigt.
Doch Achtung:
Natürlich kann es passieren, dass in einem Verein die wirtschaftlichen Aktivitäten gegenüber dem ursprünglichen Vereinzweck stetig zunehmen, so dass sich der „Idealverein“ (also der nicht wirtschaftlich tätige Verein) in einen Wirtschaftsverein entwickelt. Dann aber sieht das Gesetz klare Sanktionen vor. Entweder
- ein Amtslöschungsverfahren nach §§ 142 und 159 des Gesetzes über die Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FGG), oder
- die behördliche Entziehung der Rechtsfähigkeit nach § 43 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).
Worauf Sie achten sollten
Natürlich bleibt es Ihrem Verein unbenommen, sich auch wirtschaftlich zu betätigen. Dazu genießen Vereine das sogenannte „Nebenzweckprivileg“. Die wirtschaftlichen Aktivitäten dürfen aber die satzungsgemäßen Tätigkeiten nicht überwiegen. Darauf sollten Sie als Vorstand auch tunlichst achten. Denn wenn die wirtschaftlichen Aktivitäten den Schwerpunkt ausmachen und der Verein dadurch die Gemeinnützigkeit verliert oder in wirtschaftliche Schwierigkeiten kommt, dann können sich die Mitglieder unter Umständen auch am Vorstand schadlos halten, der diese Entwicklung hingenommen hat. Denn nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch haftet der geschäftsführende Vorstand eines Vereins persönlich für alle Geschäfte.
Quelle: Verein & Vorstand aktuell
So machen Sie bei der Gründung von Vereinsabteilungen alles richtig und klären alle Zuständigkeiten perfekt
Ein Verein ist eine sich stetig verändernde und weiter entwickelnde Organisation. Manche seiner Angebote, die früher erfolgreich waren, werden heute kaum noch nachgefragt. Neue Angebote sind hinzugekommen. Diese ständige Veränderung kann auch dazu führen, dass sich Angebote des Vereins als so stark erweisen, dass die Gründung einer eigenen Abteilung sinnvoll ist. Doch bevor Sie das umsetzen, ist zunächst ein Blick in die Satzung erforderlich:
Ist dort überhaupt etwas zur Gründung von Abteilungen gesagt? Wenn nein, müssen Sie erst die Voraussetzungen dafür schaffen. Das können Sie im Rahmen der nächsten Mitgliederversammlung tun.
Wichtig: Nehmen Sie dazu den TOP „Satzungsänderung zur Gründung von Abteilungen“ auf. Dann können Sie die Mitglieder über folgende Satzungsklausel abstimmen lassen.
Satzungsklausel
§ … Vereinsabteilungen
Innerhalb des Gesamtvereins werden, soweit sich ein entsprechendes Bedürfnis abzeichnet, für die (musischen/sportlichen …) Aktivitäten besondere Vereinsabteilungen eingerichtet. Sobald diese oder eine ähnliche Satzungsklausel wirksam ist, können Sie zur Tat schreiten. Doch auch dieser Weg führt über die Mitgliederversammlung. Denn schließlich entscheidet diese (mit einfacher Mehrheit) über die Einrichtung, aber auch über die Schließung von Vereinsabteilungen (immer vorausgesetzt, in der Vereinssatzung ist nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt).
Wenn Sie den Beschluss "in der Tasche" haben
Mit dem positiven Beschluss der Mitgliederversammlung zur Abteilungsgründung kann es losgehen. Die Abteilung ist eine organisatorisch weitgehend selbstständig agierende „Unterorganisation“ in Ihrem Verein. Sie kann frei handeln und entscheiden. soweit eben nicht der Gesamtverein oder eine andere Abteilung betroffen ist.
Wer leitet die Abteilung?
Solange die Vereinsabteilung keinen organisatorischen Leiter gewählt hat, wird die Abteilung vom „normalen“ Vereinsvorstand vertreten. Gibt es einen „Abteilungsleiter“ übernimmt dieser die Leitung der Abteilung. Rechtlich betrachtet handelt es sich bei einem solchen Abteilungsleiter um einen „besonderen Vertreter“ des Vereins. Er kann den Verein – beschränkt auf seine Abteilung – gegenüber Dritten vertreten. Das gilt auch in Bezug auf das Geld und Aktivvermögen, das der Abteilung zur Verfügung steht.
Doch Achtung:
Anstellungsverträge, auch mit Trainern, oder der Abschluss von Miet- oder Leasingverträgen, bleiben ureigene Sache des Vereinsvorstands. Denn Abteilungsorgane sind nur Verwaltungsgehilfen!
Das zeigt sich an diesem Fall:
Ihre Vereinssatzung sieht vor, dass in den Vereinsabteilungen Vorstände gewählt und die Angelegenheiten der Abteilungen von den Mitgliedern der jeweiligen Vereinssparte mehrheitlich in Abteilungsversammlungen entschieden werden. Diese Regelung führt nicht dazu, dass die Vereinsabteilungen über eigene (Vereins-)Organe verfügen. Letzte Instanz ist immer der Vereinsvorstand! Konsequenz: Wenn der Abteilungsleiter nicht Mitglied des im Mehrspartenverein bestehenden Vorstands ist, darf er auch nicht für den Verein handeln. Etwas anders gilt nur, wenn er aufgrund der Satzung besonderer Vertreter des Vereins ist oder eine besondere Ermächtigung durch den Vorstand besteht.
Tipp: Es ist immer empfehlenswert, für Abteilungen eine eigene Abteilungsordnung zu erlassen, in der die Rechte und Pflichten der Mitglieder aber auch die der Abteilung gegenüber dem Hauptverein festgeschrieben sind.
Wichtig:
Die für den Gesamtverein bestehende Vereinssatzung bleibt auch nach der Errichtung von Vereinsabteilungen für diese uneingeschränkt verbindlich. Wenn Punkte der Abteilungsordnung mit der Satzung kollidieren, sind diese unwirksam. Es gelten dann immer die Regelungen aus der Vereinssatzung.
Wer verwaltet die Mitglieder?
Die Mitgliederverwaltung erfolgt stets zentral durch den Gesamtverein. Doch Achtung: Eine Abteilung ist berechtigt, Listen mit den Mitgliedern der eigenen Abteilung anzufordern, wenn dies für Organisationsfragen erforderlich ist.
Mehrfachmitgliedschaften sind möglich!
Natürlich kann ein Vereinsmitglied mehreren Abteilungen angehören. Auch ein Wechsel zwischen den einzelnen Abteilungen ist einem Mitglied jederzeit möglich. Ist eine Abteilung „überfüllt“, und kann keine neuen Mitglieder mehr aufnehmen, richten Sie zweckmäßigerweise Wartelisten ein (über die jeweiligen Kapazitätsgrenzen entscheidet die Mitgliederversammlung nach Anhörung der Abteilung).
Verhältnis Verein/Abteilung
Eine Vereinsabteilung hat in der Regel recht weitreichende Kompetenzen. Dennoch bestehen zwischen ihr als rechtlich unselbständiger Organisation und dem Verein als rechtlich selbstständiger Organisation wesentliche Unterschiede.
Beispiel: Die Abteilung ist in ihrem Bestand vollständig vom Hauptverein (der mit der Gründung von Abteilungen zum Mehrspartenverein geworden ist) abhängig. Denn ob eine Abteilung entsteht oder aufgelöst wird, entscheidet ausschließlich die Mitgliederversammlung des Hauptvereins.
Die unbedingte Abhängigkeit der Abteilung vom Mehrspartenverein zeigt sich nach außen auch darin, dass nur Ihr Verein und nicht die unselbstständige Abteilung über einen gesetzlich geschützten Namen verfügt. Aber nicht nur beim Namen, sondern überall dort, wo eine zumindest beschränkte Rechtsfähigkeit im Rechts- und Geschäftsverkehr erforderlich ist, tritt die Abhängigkeit der Vereinsabteilung von dem Mehrspartenverein deutlich zu Tage.
Eine Vereinsabteilung kann
- keine eigenständigen Rechte erwerben oder eigenständige Pflichten begründen,
- nicht unter ihrem Namen klagen,
- die Mitgliedschaftsrechte anders gestalten als der Verein,
- keine Vereinsorgane bestellen, die unabhängig vom Mehrspartenverein agieren.
Das gilt in Bezug auf die Mitglieder
Die Vereinsabteilung hat keine eigenen Mitglieder. Die Mitgliedschaft ist im Hauptverein! Selbst dann, wenn Vereinsaktivitäten einzelner Mitglieder auf eine Abteilung beschränkt sind.
Achtung, Geld!
Das bedeutet aber auch: Wenn in der Satzung oder Beitragsordnung nichts anderes geregelt ist, fallen – selbst dann, wenn das Mitglied in mehreren Abteilungen gleichzeitig aktiv ist – nur einmal Mitgliedsbeiträge an. Und diese Beiträge stehen dem Mehrspartenverein zu – nicht etwa der jeweiligen Abteilung. Deshalb sind Beiträge stets an den Verein und nicht an die Abteilung zu leisten. Auch zahlungstechnisch gesehen ist dies nicht anders möglich, da für die Vereinsabteilung mangels (Teil-) Rechtsfähigkeit kein Bankkonto eröffnet werden kann.
Das hat auch diese Konsequenz:
Die gesamten von einer Abteilung eingezogenen Mitgliederbeiträge, Spenden, Entgelte oder Zuschüsse an den Mehrspartenverein werden, auch wenn sie der jeweiligen Abteilung zufließen, treuhänderisch für den Mehrspartenverein verwaltet.
Kontrolle des Mehrspartenvereins über die Abteilungen
Als Vorstand des Mehrspartenvereins sind Sie jederzeit berechtigt und – soweit es Ihre Aufgaben erfordern – auch verpflichtet, die Vereinsaktivitäten in den Abteilungen zu prüfen.
Achtung:
Je freier eine Vereinsabteilung in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben auch im Hinblick auf die ihr zugewiesenen Finanzmittel ist, desto umfangreicher sind Ihre Prüfrechte! Prüfen Sie deshalb regelmäßig, ob:
- die Vereinsabteilung noch so tätig ist, wie es die Vereinziele vorgeben,
- sie keine wirtschaftlichen Tätigkeiten ausübt, die dem Nebenzweckprivileg widersprechen,
- die Finanzmittel ordnungsgemäß verwendet werden,
- sich die Geschäftsführung der Abteilung satzungskonform verhält.
Quelle: Verein & Vorstand aktuell
Wie lange Sie Beitragseinzüge nachholen können
Bei der Überprüfung durch den Kassenprüfer oder bei einem Wechsel des Kassenwarts fällt immer mal wieder auf, dass aufgrund geplatzter Lastschrifteinzüge oder aus anderen Gründen nicht von allen Mitgliedern die Mitgliedsbeiträge eingezogen worden sind.
Die Lösung: Seit 2002 gilt für Mitgliedsbeiträge eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Sie beginnt jeweils mit Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
Beispiel: Im Januar 2007 war der Jahresbeitrag für 2007 fällig. Dann hat die Verjährungsfrist für den Jahresbeitrag 2007 am 01.01.2008 begonnen und endet mit Ablauf des Jahres 2010.
Sie können also die Beiträge problemlos noch einziehen beziehungsweise einfordern. Allerdings empfiehlt es sich, dies nicht ohne „Vorwarnung“ zu tun, da sonst erhebliche Unruhe unter den betroffenen Mitgliedern entstehen könnte. Rufen Sie diese am besten vorher an und besprechen Sie mit ihnen die nächsten Schritte.
Quelle: Verein & Vorstand aktuell
Wie und wann Sie „überschüssige“ Gelder in eine zweckgebundene Rücklage überführen müssen oder sollten
Sie haben ein Guthaben von 10.000 Euro aus 2007 auf dem Konto. Dieses Geld möchten Sie nun anlegen, da in einigen die Anschaffung eines neuen Kunstrasenbelages nötig ist. Wie gehen Sie richtig vor?
Ein gemeinnütziger Verein darf grundsätzlich keine Geldmittel ansammeln. Er muss sie zeitnah zur Erfüllung der Satzungszwecke einsetzen. Zeitnah heißt: Gelder, die Sie in 2007 eingenommen haben, müssen im Folgejahr für die satzungsgemäßen Zwecke aufgebraucht werden
(§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO). Weicht das Geschäftsjahr Ihres Vereins vom Kalenderjahr ab, berechnet sich die 12-Monats-Frist am Geschäftsjahr. Diese zeitnahe Mittelverwendung ist auch gegeben, wenn Wirtschaftsgüter erworben werden, die dem Satzungszweck dienen (z. B. ein neuer Kunstrasenbelag).
Nun möchten Sie den Kunstrasen aber nicht in diesem Jahr, sondern später erneuern. In diesem Fall lässt Ihnen der Gesetzgeber die Möglichkeit, eine zweckgebundene Rücklage zu bilden (§ 58 Nr. 6 AO). Wichtig ist, dass Sie sowohl den Rücklagengrund nennen als auch den geplanten Zeitpunkt der Anschaffung.
In Ihrem Fall gilt aber eine Ausnahme: Da die Anschaffung in „4–5 Jahren“ erfolgen soll, können Sie auf die Zeitangabe verzichten. Denn der Gesetzgeber lässt zu, dass Sie Rückstellungen ohne genaue Zeitvorstellung bilden können, wenn die Durchführung des Vorhabens in einem angemessenen Zeitraum (ca. 3–5 Jahre) möglich ist.
Doch Achtung:
Fällt der Grund für die Rücklagenbildung weg, sind die Beträge unverzüglich für satzungsmäßige Zwecke zu verwenden.
Und so können Sie überschüssige Gelder anlegen
Hat der Verein überschüssige Gelder, die für eine freie oder eine zweckgebundene Rücklage verwendet werden sollen, stellt sich natürlich die Frage, wie das Geld am sinnvollsten angelegt werden kann. Auf dem regulären Vereinskonto bringt es keine Zinsen und verliert dadurch – bedingt durch die Inflationsrate – an Wert.
Wichtig bei all Ihren Überlegungen ist aber, dass Sie sich stets vor Augen halten: Sie verwalten mit dem Vereinsvermögen nicht eigenes Geld, sondern das Vermögen der Mitglieder. Dies gilt ganz besonders für das Thema Geldanlage! Deshalb sollten Sie auch persönliche Anlagepräferenzen zurückstellen und vor allem sicherheitsbewusst agieren, selbst wenn Sie damit eine niedrigere Verzinsung in Kauf nehmen müssen! Und natürlich müssen Sie auch die Laufzeit berücksichtigen:
- Eine Bindungsfrist von vier Jahren für Gelder, die Sie in zwei Jahren benötigen, passt nicht zusammen – und wird von den Finanzbehörden folgerichtig auch nicht akzeptiert!
- Außerdem müssen Sie an die notwendige Liquidität des Vereins denken!
Binden Sie zu viele Mittel, kann es unter Umständen bei außergewöhnlichen Ausgaben „eng“ werden.
Kurz- oder langfristige Anlage? So unterscheiden Sie richtig
Bei jedem Verein lassen sich letztendlich zwei verschiedene Quellen identifizieren, aus denen ein potenzieller Anlagebedarf entsteht:
1. Die kurzfristig benötigten Mittel,
die in absehbarer Zeit aufgezehrt werden (Platzmieten, Personalkosten etc.). Die Mittel hierfür werden von Ihnen ausschließlich kurzfristig angelegt, d.h. in Zeiträumen unter zwölf Monaten. Diese Mittel entsprechen damit einer Betriebsmittelreserve, wie sie jedes Unternehmen auch haben sollte.
2. Die langfristig benötigten Mittel:
Also Gelder, die erst in weiterer Zukunft benötigt werden, z. B. für eine größere, heute noch nicht notwendige oder nicht finanzierbare Investition. Diese langfristig entbehrte Liquidität hat für Ihren Verein Rücklagencharakter und sollte deshalb von Ihnen auch entsprechend langfristig angelegt werden.
Doch Achtung:
Natürlich steht auch beim Thema langfristige Anlagen immer der Sicherheitsaspekt im Vordergrund! Ob Sie dann aber in festverzinsliche Wertpapiere investieren, ein Festgeldkonto oder eine andere Anlageform wählen, bleibt Ihnen überlassen.
Tipp: Die Anlage in Aktien oder andere spekulative Titel ist aber keinesfalls zu empfehlen. Am besten sprechen Sie mit der Hausbank des Vereins und holen ein bis zwei Alternativvorschläge bei anderen Banken ein. Achten Sie besonders auf Zinssatz, Gebühren und die Möglichkeit, ggf. auch kurzfristig an das Geld zu kommen.
Quelle: Verein & Vorstand aktuell | 