Bayerischer Hockey-Verband |
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Nr. 165 - 24. Oktober 2006 Wie Sie ein Protokoll anfechtungssicher machen Bei der Abfassung des Protokolls sollten Sie immer eines im Hinterkopf behalten: Das Protokoll ist ein Beweisstück. Es dokumentiert Ihre Vorstandsarbeit, dass Beschlüsse ordnungsgemäß gefasst wurden und vor allem was von wem beschlossen wurde.Mindestinhalt des Protokolls Achten Sie daher besonders darauf, dass Ihr Protokoll Folgendes enthält:• Ort, Tag und Stunde der Versammlung • Namen des Versammlungsleiters und Protokollführers • Eröffnung durch den Versammlungsleiter • Feststellung des Versammlungsleiters, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen wurde und beschlussfähig ist • Die Zahl der erschienenen stimmberechtigten Mitglieder, eventuell auch eine Präsenzliste der anwesenden Mitglieder • Die Genehmigung des TOP • Den Wortlaut der zur Abstimmung gelangten Sachanträge • Wortlaut des Antrags, der beschlossen wurde • Die Art der Abstimmung mit dem genauen Abstimmungsergebnis (Anwesende stimmberechtigte Personen, Ja -Stimmen, Nein - Stimmen, Stimmenthaltungen, ungültige Stimmen, Stimmverhältnis) • Bei Wahlen die genauen Personalien der Gewählten (Name, Anschrift) und deren Erklärung, dass diese die Wahl annehmen • Den genauen Zeitpunkt des Endes der Versammlung • Die Unterschriften von Versammlungsleiter und Protokollführer (evtl. werden von Ihrer Satzung weitere Unterschriften gefordert. Quelle: vereinswelt Recht: Quelle: Handbuch für den Vereinsvorsitzenden Seminar-Tipp: Das Vereinsjahr 2007 Wissen veraltet - leider. Dazu tragen auch der Gesetzgeber und die Rechsprechung mit neuen Regelungen und Urteilen bei. Gerade in den Rechtsfragen hat Unkenntnis aber schnell negative Konsequenzen. Die Veranstaltung am 25.11.2006 in Frankfurt informiert kompakt und zielgerichtet über Recht und Steuern im Verein.Wer heute (ehrenamtlich) einen Verein führt, braucht neben Management- und Führungsqualitäten auch umfangreiches Fachwissen, zum Beispiel um die Vorteile der Gemeinnützigkeit zu nutzen und dauerhaft zu erhalten. Dazu ist es unerlässlich, das Vereins(Steuer)Recht zu kennen und die aktuellen Entwicklungen zu verfolgen. Darüber hinaus müssen die Verantwortlichen über umfangreiche Kenntnisse im Sozialversicherungsrecht verfügen. Das Kompaktseminar "Das Vereinsjahr 2007" gibt Ihnen einen aktuellen Überblick und vermittelt wichtige Informationen. Die Themen im Einzelnen: • Die Umsatzsteuererhöhung 2007 und ihre Folgen • Personal- und Sozialversicherungsrecht • Rechtsprechung des EuGH • Steuerpflicht und Vorsteuerabzug • Reformen des Vereins- und Spendenrechts • Mittelverwendung • Rechnungslegung • Rücklagen • Abgrenzung Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb - Zweckbetrieb Termin: 25.11.2006 Beginn: 10.00 Uhr Ende: 17.00 Uhr Ort: Frankfurt . Kosten: 284,20 Euro Anmeldung und Information: Seminar-Nummer: 35, Vereins- und Verbands-Service, Otto-Fleck-Schneise 12, 60528 Frankfurt am Main, Telefon: 0 69 / 67 00-303, Fax: 0 69 / 67 49-06, E-Mail. vvs-frankfurt@t-online.de, Internet: www.vvs-frankfurt.de So optimieren Sie Ihren Zahlungsverkehr Gute Organisation, richtige Software, abgestimmte Zusammenarbeit mit Ihrer Bank optimieren Ihren Zahlungsverkehr.• Legen Sie stets vorgedruckte Überweisungsträger bei. Ihre Bank stellt Ihnen diese Formulare, die alle Kontodaten enthalten, kostenlos zur Verfügung. • Wenn Sie Überweisungsträger an bereits vorhandene Spender versenden, drucken Sie einen bereits vollständig ausgefüllten und maschinell lesbaren Überweisungsträger aus. Ihr Spender muss dann nur noch die Höhe des Betrags eintragen und unterschreiben. • Zuwendungen bis 100 Euro erfordern keine gesonderte Bestätigung. Es reicht die Einzahler-Quittung plus Kontoauszug des Spenders. Fügen Sie dem Überweisungsformular eine "Bestätigung über Geldzuwendungen" bei. • Nutzen Sie das Lastschrifteinzugsverfahren für regelmäßige Zahlungen wie Dauerspenden, Förder- oder Mitgliedsbeiträge. Quelle: Handbuch für den Vereinsvorsitzenden Einladung zur Mitgliederversammlung: Vorbereitungspunkt Legen Sie in der Vorstandssitzung die Tagesordnungspunkte (TOP) fest Klären Sie die allgemeine Terminsituation - wann können die Vorstände, Hauptorgane oder Gäste, Festredner …? Wer muss außer den Mitgliedern geladen werden - örtliche Pressevertreter, Feuerwehr? Legen Sie den Termin fest Wählen Sie einen Veranstaltungsort aus und reservieren Sie Legen Sie den Ablauf grob fest Setzen Sie sich ein Budget - was darf die MGV höchstens kosten Bereiten Sie die Unterlagen vor, die verteilt werden sollen, und kopieren Sie eine ausreichende Stückzahl Was muss sonst noch vorbereitet werden? Stimmzettel, Stifte … Haben Sie für ausreichende Bewirtung der Teilnehmer mit Speis und Trank gesorgt? Nun können Sie die Einladungen versenden. Sie müssen alle Vereinsmitglieder einladen (schriftlich durch Brief oder durch Veröffentlichung in der Vereinszeitung oder Regionalblatt, je nachdem, was in Ihrer Satzung geregelt ist). Tipp: Wenn Sie die Einladungen per Brief vornehmen, ist es zweckmäßig diesem schon die TOP beizufügen. Dann können sich Ihre Vereinsmitglieder ausreichend vorbereiten und sich ihre Anträge überlegen. Verfassen Sie die TOP aber nicht zu knapp - hier ist weniger definitiv nicht mehr! Denn fassen Sie sich sehr kurz, dann können Ihre Vereinsmitglieder in der MGV vorgeben, dass der Tagesordnungspunkt nicht diskussions- und abstimmungsreif ist, da sie nicht ausreichend informiert wurden und so nicht wussten, was auf Sie zukommt. Quelle: vereinswelt Qualitätsicherung: Immer besser werden Was macht eigentlich die Qualität in der Fortbildung aus? Dass sie konkrete Wirkung zeigt? Ja - aber nicht irgendeine. Eine Hockeymannschaft, die das Rückspiel eins zu null gewonnen hat, geht zwar als Sieger vom Platz, verabschiedet sich aber gleichwohl aus dem Turnier, wenn sie zwei zu null hätte gewinnen müssen. Qualität in der Fortbildung bedeutet deshalb, konkrete, zuvor geplante Ziele zu erreichen - mit möglichst geringem Aufwand. Qualitätssicherung schafft dafür durch Vor- und Nachbereitung der Qualifizierungsmaßnahmen günstige Bedingungen.Drei Aspekte der Qualitätssicherung Um die Wirksamkeit ihrer Fortbildung stetig zu steigern, sollten Vereine an drei Punkten ansetzen:I. Ziele: Der Dreh- und Angelpunkt Qualitätssicherung beginnt - im Vorfeld der einzelnen Maßnahmen - damit, möglichst präzise und nachprüfbare Ziele und Effekte zu definieren, die durch die jeweilige Fortbildung erreicht werden sollen.Ziele Welchen Platz hat der Mitspieler in der Mannschaftsaufstellung - was muss er können, damit er die richtigen Pässe zu den Mitspielern schlägt? Wie soll seine neu gewonnene Kompetenz sich im Verein auswirken? Wenn zum Beispiel ein Seminar einen Service-Mitarbeiter auf neue Aufgaben vorbereiten soll, ist eine detaillierte Arbeitsbeschreibung die Grundlage für die Qualitätskontrolle:• Hat das Seminar nur einen theoretischen Überblick vermittelt oder hat es den Mitarbeiter (teilweise) in die Lage versetzt, die Aufgaben nun selbstständig auszuführen? • Ist die neue Kompetenz für die Mitglieder als verbesserter Service erlebbar? Effekte Welche Nebenwirkungen erhofft sich der Verein? Zum Bespiel die gesteigerte Bereitschaft, ehrenamtliche Aufgaben zu übernehmen oder die Bildung neuer (abteilungsübergreifender) Kommunikationsstrukturen im Verein.Ziele geben den Kurs vor Die Zielbestimmung bildet die Grundlage für jede weitere Etappe erfolgreicher Qualitätssicherung: Aus ihr leiten sich zunächst die Weichenstellungen für den Einzelfall ab, zum Beispiel:• welche Fortbildungsmethoden geeignet sind, zum Beispiel Workshops oder Seminare, Coaching, Assistenzzeiten • welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen, zum Beispiel die organisatorische Verankerung von Gesprächsrunden zum Erfahrungsaustausch, die Bereitstellung von Arbeitsmitteln für die interne Fortbildung wie Overheadprojektor oder Beamer, die Entlastung von Mitarbeitern, die Fortbildungsaufgaben übernehmen • wer als vereinseigener Referent oder externer Anbieter in Betracht kommt Tipp: Ob interne oder externe Fortbildung: Schätzen Sie anhand nachprüfbarer Informationen und Referenzen ab, ob der Ausbilder (Referent, Coach etc.) die zur Zielerreichung nötigen Qualifikationen besitzt: das nötige Fachwissen und Methodenwissen (zum Beispiel Präsentationstechniken, Formen der Gruppenarbeit), gute didaktische Fertigkeiten (die Kompetenz, Wissen zu vermitteln) und pädagogische Erfahrungen (zum Beispiel im Umgang mit Gruppen). Keine Qualitätskontrolle ohne Ziele In der Nachbereitung der Maßnahme, insbesondere der Auswertung ihrer Wirksamkeit, gibt die Zielbestimmung die Richtwerte vor, an denen der Fortbildungserfolg gemessen werden kann.II. Effektivität und Effizienz: Ziele erreicht - Mittel geschont? Die Effektivität einer Fortbildungsmaßnahme misst sich daran, wie viele der Haupt- und Nebenziele in welchem Umfang realisiert wurden. Sie ist aber nicht das alleinige Erfolgskriterium. Mitentscheidend ist - angesichts knapper finanzieller und personeller Kräfte - die Effizienz, also das günstige Verhältnis von Aufwand und Ergebnis: Ein Langstreckenläufer, der alle Vorläufe mit Abstand gewinnt, dafür aber im Finale schwächelt, ist letztlich doch kein Sieger. Ob Mensch oder Verein, Sport oder Fortbildung: Wer mit dem geringsten Kraftaufwand seine (Zwischen-)Ziele erreicht, hat am Ende die Nase vorn. Umgekehrt: Ein Verein, der in die Zielerreichung zu großen personellen und finanziellen Aufwand investiert, hat schließlich keine Reserven mehr für andere Fortbildungsziele. Die Kontrolle von Effektivität und Effizienz ist deshalb ein wichtiger Bestandteil der Qualitätssicherung.Nach der Fortbildung ist vor der Fortbildung Vereine, die zunehmend bessere Resultate erzielen möchten, sollten sich für die Nachbereitung Zeit nehmen. In der Praxis sieht es - auch in großen Unternehmen - häufig anders aus: Während die Mittelvergabe für Qualifizierungsmaßnahmen exakt geregelt ist, werden die Fortbildungsergebnisse selten einer genaueren Prüfung unterzogen. Mit negativen Folgen in zweierlei Hinsicht: Weder entsteht Klarheit, ob der geschulte Mitarbeiter nun wirklich ausreichend qualifiziert ist, noch, ob die aufgewendeten Mittel sich auch gerechnet haben.Feedbackgespräche Bei länger währenden Fortbildungen gibt es die Möglichkeit gegenzusteuern, wenn sich etwas in die falsche Richtung entwickelt. Voraussetzung ist natürlich, dass der Verein bzw. die jeweilige Führungskraft davon erfährt. Das gewährleisten regelmäßige, verbindliche Feedbackgespräche, deren wichtigste Ergebnisse protokolliert werden sollten.Befragung Der erste Schritt der Nachbereitung besteht deshalb in einer Befragung des Mitarbeiters:• Was fand er an der Fortbildungsmaßnahmen gelungen, was weniger? • Sind die angekündigten Themen tatsächlich zur Sprache gekommen? • Wurden sie verständlich dargestellt? (Man könnte natürlich - nicht nur in diesem Punkt - direkter fragen, nämlich ob der Mitarbeiter sie verstanden hat; allerdings gibt kaum einer gerne zu, dass er etwas nicht verstanden hat, weshalb es günstiger ist, allgemein zu fragen.) • Ist auch die praktische Umsetzung verständlich geworden? • Fühlt der Mitarbeiter sich nun ohne weitere Hilfen in der Lage, vorgesehene Aufgaben auszuführen? Überprüfung Noch aufschlussreicher ist natürlich eine Überprüfung der Fortbildungserfolge. Es muss nicht gleich ein (abschreckender) Test sein. Aber eine aufmerksame Begleitung des Mitarbeiters bei der praktischen Umsetzung ist nützlich - und zwar gleich zweifach: sie ist einerseits eine wirksame Kontrollmaßnahme, andererseits eine Hilfestellung für den Mitarbeiter, der im Falle von Umsetzungsschwierigkeiten gleich einen Ansprechpartner hat.III. Verbesserungen mit System - Konsequenz als Erfolgsfaktor Qualitätsmanagement hat zunächst die einzelne Maßnahme im Visier, die es gut vorzubereiten und später auszuwerten gilt. Es hat aber auch eine weite und in die Zukunft reichende Perspektive: das Fortbildungsangebot des Vereins kontinuierlich zu verbessern. Hier sind Analytiker gefragt; sie untersuchen zum Beispiel, welche Fortbildungsmethoden sich für welche Zwecke als besonders geeignet erwiesen haben. Oder ob sich externe Anbieter bewährt haben. Die in diesen Untersuchungen gefundenen Erkenntnisse dienen den Vereinsverantwortlichen als Planungsgrundlage, um die Effektivität und Effizienz der Fortbildung Schritt für Schritt zu steigern.Stärken und Schwächen auswerten Dokumentierte Erfolgsanalysen der einzelnen Fortbildungsmaßnahmen schaffen mit der Zeit ein starkes Fundament für steigende Qualität im Verein. Vor allem dann, wenn sie systematisch ausgewertet werden:• Schnell wird klar, welche Mitarbeiter besonders talentierte Wissensvermittler sind oder mit welchen Schulungsdienstleistern sich die Zusammenarbeit auch künftig lohnt. • Die Erfolgsfaktoren interner und externer Fortbildungen zeichnen sich zunehmend deutlich ab. So können die vereinseigenen Referenten voneinander lernen. Und der Verein gewinnt an Sicherheit bei der Auswahl der passendenen externen Anbieter. • Schwachpunkte, wie Mängel bei den "Trainingsgeräten", zum Beispiel fehlende Medien wie ein Overheadprojektor oder Beamer, werden offensichtlich und können schrittweise beseitigt werden. • Vergleiche der Effektivität und Effizienz unterschiedlicher Fortbildungsmethoden geben immer präzisere Auskunft, welche sich wofür am besten eigenen. Alles im Griff: Der Qualitätsbeauftragte Fortbildung Qualität in der Fortbildung dauerhaft zu sichern und zu erhöhen, ist eine wichtige und eine vielschichtige Aufgabe. Wer sie zusätzlich „nebenbei“ übernimmt, der übernimmt sich. Wenn möglich, sollten Vereine deshalb dafür eine Stelle schaffen, die auch mit den nötigen Kompetenzen ausgestattet ist: Der QS-Beauftragte Fortbildung berät die Vereinsführung in den grundsätzlichen Fragen (langfristige Fortbildungsplanung und qualitätssichernde Verfahren) und stellt sicher, dass sie umgesetzt werden.Tipp: Um das von Mitgliedern heutzutage erwartete Qualitätsniveau zu erreichen und zu halten, sollten Vereine auch in anderen Aufgabenfeldern, zum Beispiel der Sicherheit, Qualitätsmanagement betreiben und durch die Berufung von Qualitätsbeauftragten verankern. FAZIT: Vereine, die in die Fortbildung investieren, sollten dafür Sorge tragen, dass sich die Investitionen auch lohnen. Qualitätssicherung in der Fortbildung ist deshalb keine (wünschenswerte) Nebensache, sondern eine Pflichtaufgabe - damit Qualifizierungen wirklich zu mehr Qualität führen! Quelle: ehrenamt-im-sport |
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