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Nr. 25 - 16. Januar 2004 So vermeiden Sie die fünf typischen Kommunikationsfehler im Verein Es sind immer wieder die selben Kommunikationsfehler, die die Vorstandsarbeit unnötig schwer machen. Vermeiden Sie die folgenden Fehler in der Zusammenarbeit: 1. Zu wenig Information Horten Sie Ihr Wissen nicht aus lauter Angst, Sie könnten sonst den Vorsprung vor anderen Vorstandsmitgliedern verlieren. Schlecht informierte VorstandskollegInnen sind unzufriedene KollegInnen, die Qualität der Mitarbeit und Zusammenarbeit sinkt. 2. Informationen werden nicht verständlich gegeben Fachchinesisch und Expertendeutsch sind die häufigsten Ursachen von Unverständlichkeit. Reden Sie daher im Umgang mit Mitgliedern und VorstandskollegInnen Klartext. 3. Tabuisieren von Konflikten Über unangenehme Dinge zu sprechen fällt niemanden leicht. Trotzdem ist es unabdingbar, gerade Beziehungskonflikte unmittelbar anzugehen. Es gilt die Regel „Beziehungsfragen gehen vor Sachfragen“. Versäumen Sie es, Konflikte zu lösen, überlagern diese häufig die Sachprobleme. 4. Bagatellisieren Sie kennen vielleicht die Situation: Sie vertrauen sich mit einer für Sie wichtigen Frage einem anderen Menschen an. Während Sie Ihr Problem schildern, sortiert dieser seine Post und hört nur mit einem Ohr zu. Irgendwie merken Sie, dass er Sie nicht ernst nimmt. „Ach, halb so schlimm, darüber können wir morgen auch noch sprechen“, ist die Reaktion. Passiert dies umgekehrt möglicherweise manchmal auch? Nehmen Sie Fragen Ihrer Mitglieder und VorstandskollegInnen IMMER ernst. Hören Sie mit voller Aufmerksamkeit zu. Wenn Sie gerade keine Zeit haben, vereinbaren Sie einen Termin. 5. Killerphrasen „Das haben wir schon immer so gemacht“ oder „ Das ist doch Theorie, in der Praxis läuft das nicht“. Vermeiden Sie derartige Killerphrasen, die buchstäblich jedes Argument unwirksam machen — und Ihr Gegenüber dauerhaft demotivieren, zukünftig eigene Ideen und Vorstellungen einzubringen. Vereine im Focus der Finanzbehörden: Darauf sollten Sie jetzt ganz besonders achten Im Rahmen der 3-Jahres-Prüfung wird Ihr Verein schwerpunktmäßig im Hinblick auf das Spendenwesen überprüft. Bewahren Sie deshalb wirklich von JEDER von Ihrem Verein ausgestellten Zuwendungsbestätigung eine Kopie auf. Dabei muss vereinsintern erkennbar sein, wer für die Ausstellung von Zuwendungen zuständig und verantwortlich ist. Praxis-Tipp 1: Es empfiehlt sich, dass Sie für jedes Vereinsjahr eine eigene Spenden-Sammelliste anlegen. Praxis-Tipp 2: Prüfen Sie vor allem bei Sachspenden, ob und wie der angegebene Sachwert bestätigt werden kann. Bei Spenden durch Unternehmen ist das beispielsweise niemals der Verkaufspreis, sondern der Einkaufs- beziehungsweise der tatsächliche Warenwert. Praxis-Tipp 3: Bei privaten Sachspenden von Mitgliedern nehmen Sie eine Kopie des Kaufbelegs für den gespendeten Gegenstand als Nachweis für den Spendenwert zu den Unterlagen. Worauf Betriebsprüfer besonders achten: Ein weiteres beliebtes Prüffeld ist die Verwendung von eingegangenen Spenden für den Verein. Wurden sie für Aufwendungen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb verwendet (= Steuerfalle)? Achten Sie deshalb penibel darauf, dass Spenden ausschließlich für die satzungsgemäßen Zwecke verwendet werden. Richtig auf die Kündigung der Mitgliedschaft reagieren Es ist ganz normal das ein Verein auch Mitglieder durch Kündigung der Mitgliedschaft verliert. Nur sollten Sie dies nicht einfach nur kommentarlos hinnehmen. Wenn Sie sich auch um das ausscheidende Mitglied kümmern haben Sie vielleicht die Möglichkeit der späteren Rückgewinnung. Verwenden Sie doch diesen Musterbrief für einen Kontaktversuch. Muster einer Kündigungsbestätigung Liebe(r) ..........., wir haben Deine/Ihre Kündigung zur Kenntnis genommen und bedauern Deinen/Ihren Schritt sehr. Da wir stets um die Verbesserung unserer Vereinsangebote und unseres Vereinslebens bemüht sind, bitten wir Dich/Sie, uns Hinweise zu geben, warum Du/Sie die Kündigung ausgesprochen hast/haben. Wir bitten Dich/Sie deshalb herzlich, uns die nachfolgenden Fragen (durch Ankreuzen) zu beantworten und den kleinen Fragebogen in dem beiliegenden frankierten Umschlag zurückzusenden. Kündigungsgründe Ja Nein - Umzug- - beruflicher Wechsel - familiäre Gründe - finanzielle Gründe - Mangel an attraktiven Angeboten - unzureichende Förderung - Unzufriedenheit mit den Übungsleitern - Unzufriedenheit mit der Führung des Vereins - Sonstige Gründe: Wir danken Dir/Ihnen für Deine/Ihre Mithilfe und wünschen Dir/Ihnen alles Gute. Vielleicht gibt es ja einen Zeitpunkt, zu dem wir uns wieder sehen. Bußgelder an Einnahmenquelle Eine mögliche Quelle für unerwartete Geldmittel bieten oft die örtlichen Gerichte. Die verhängten Geldbussen werden meist gemeinnützigen Vereinen und Organisationen zugesprochen. Ein Antrag auf Aufnahme in diese Liste kostet nur einen Brief, kann aber erfreuliche Folgen haben. Formulieren Sie einfach den folgenden Musterbrief nach Ihren Bedürfnissen um. An das Amtsgericht Zahlstadt Antrag auf Aufnahme in die Liste der Bußgeldempfänger Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren, wir sind ein gemeinnütziger Sportverein, der sich insbesondere um die gesellschaftliche Integration der Kinder in unserem Stadtviertel bemüht. Unter anderem bieten wir qualifizierte Kinder- und Jugendbetreuung, Kinderfreizeiten, Reisen und vieles mehr an. Bitte entnehmen Sie weitere Informationen zu unserem Verein und zu der Arbeit, die wir in den letzten Jahren für das Gemeinwesen geleistet haben, den beiliegenden Unterlagen. Um unser Angebot für Kinder und Jugendliche noch erweitern und unsere Aufgaben qualifiziert ausführen zu können, sind wir auf Spenden und Fördermittel angewiesen. Wir glauben, dass eine qualifizierte Jugendarbeit eine der wichtigsten gesellschaftlichen und sozialen Aufgaben der Zukunft ist. Bitte prüfen Sie, ob Sie unseren Verein in die Liste der Bußgeldempfänger aufnehmen können. Über eine positive Nachricht von Ihnen würden wir uns sehr freuen. Anlagen: Vereinsregisterauszug, Gemeinnützigkeitsbescheinigung des Finanzamts, Pressespiegel Die Quelle für alle Texte auf dieser Seite ist das "Handbuch für den Vereinsvorsitzenden". Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG |
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